Bättre service i distansarbetslokaler

Behovet av distansarbetslokaler har växt eftersom distansarbete blivit vanligare. Det är orsaken till att distansarbetslokaler har inrättats eller är på väg att inrättas på många orter. Projektet Maallemuuttajat 2030 såg ett behov av att lyfta fram distanslokalernas upplevelsemässighet från användarsynpunkt.

Tjänstedesign utgår från kundens upplevelse och hur den kan utvecklas. Kundens upplevelse kan kartläggas genom t.ex. intervjuer och iakttagande. Avsikten är att förstå kundens värld, sammanfattade tjänstedesignexperten Leena Markiet från Landsbygdens Bildningsförbund som höll ett anförande vid workshoppen.

Till den första dagen av workshoppen ”Mina drömmars distanslokal på landet” inbjöds distansjobbare och aktörer som tillhandahåller distanslokaler. Först fick deltagarna besvara en kort enkät där bakgrundsinformation samlades in. Omkring 40 % av deltagarna använder distanslokaler i varierande utsträckning, i stort sett några gånger per vecka eller per månad. Största delen av deltagarna skulle inte använda distanslokalen dagligen, oberoende av om de bor på landsbygden eller besöker distanslokalen medan de vistas på sin fritidsbostad. Bland behoven av distanslokaler nämndes att deltagarna i workshoppen har familj och behöver lugn och ro för att kunna jobba eller har familj och önskar sig kontakter utanför familjen. Bland deltagarna fanns också ensamboende som koncentrerar sig bättre utanför hemmet eller trivs med att ha människor omkring sig på dagarna. I enkäten skulle det väljas ett alternativ som beskriver den svarandes situation bäst.

Workshoppen gästades av erfarenhetsexperter som höll egna inlägg om bl.a. hur det är att arbeta i distanslokalen Spotti som Heinola stad tillhandahåller och hur distanslokalen gav mod att flytta till landsbygden efter en lång betänketid. De här inläggen ledde vidare till vad som är god distansarbetspraxis och de egna drömmarna om en välfungerande distanslokal. Efter de förberedda inläggen gällde det att i små grupper komma fram till hur en idealisk distanslokal på landet skulle kunna se ut. Eftersom deltagarna kom från olika delar av Finland tog man inte fasta på en viss distansarbetslokal. När det gäller att utveckla ortens egen distanslokal kan man kläcka idéer tillsammans med användarna. Idékläckningen kan vara aktiv av typen workshop eller passiv insamling av erfarenheter och idéer, t.ex. via en webblankett eller på distanslokalens anslagstavla.

Basservice, snygghet och lugn smäller högt

Det önskas att basservice finns att tillgå i distanslokalens närhet. Det mest anspråkslösa önskemålet är en kiosk där man kan köpa kaffemjölk. Annan närbelägen service som nämndes gällde allt från frisörsalong till bilverkstad. Bland idéerna om service som den som upprätthåller distanslokalen skulle kunna ordna fanns t.ex. kylutrymme för mattransporter eller för matinköp, direktförsäljning av lokala produkter samt välmåendetjänster som t.ex. massör och parkgymnastik. Distansjobbarna upplever att it-stöd skulle vara till nytta några gånger per vecka eller per månad.

De flesta använder egen bil, så parkeringsplatser på nära håll som kan användas året om önskas. Kanske t.ex. samåkning skulle kunna minska användningen av egen bil? För att samåkning ska bli möjlig skulle distanslokalen kunna upprätthålla en kanal på sociala medier eller sätta upp en anslagstavla i lokalen där man kan komma överens om gemensamma arbetsfärder. En del användare cyklar eller går till och från distanslokalen om avståndet är kort. Den som tillhandahåller distanslokalen kan uppmuntra cykling genom att låna ut cyklar. I förslagen nämndes också elcyklar som kommunen skulle kunna tillhandahålla. Tack vare dem skulle man kunna ta sig till distanslokalen utan bil också om avståndet är längre. De som går till fots önskar att det lånas ut paraplyer, om regnet överraskar.

Det är önskvärt att distanslokalen är ljus, snygg och lugn. Landsbygden ger möjligheter att gå ner i varv genom skogspromenader under arbetsdagen. Vandringsleder i skogsmiljö och skyltning längs dem var en idé som kläcktes. Lederna skulle kunna användas vid gå-möten eller annars för att minska på stressen. Under lunchen vill man beundra vackra landskap och njuta t.ex. av höststämning på en uppvärmd uteservering insvept i mjuka material till tonerna av stämningsfull bakgrundsmusik.

Känslan av att ingå i ett socialt sammanhang är viktig. Under kaffe- och lunchpauserna vill man koppla bort jobbet, man vill kunna prata med andra som använder lokalen. Olika evenemang i distanslokalen skapar social gemenskap men det föreslogs också en kanal på sociala medier där man kan kolla upp vad som händer i distanslokalen. Social gemenskap kan skapas också genom en anmälningstavla där de som använder distanslokalen sätter upp sina visitkort – på så sätt lär distansjobbarna känna varandra och tjänsteleverantörerna i närområdet.

Tanken var att workshoppen skulle ge tips om metoderna inom tjänstedesign och vikten av tjänstedesign för dem som tillhandahåller distanslokaler. När distanslokaler planeras kan man också dra nytta av tjänstedesign genom att fundera på vilka kommunikationskanalerna ska vara, vilken den främsta målgruppen är och hurdana upplevelser man vill erbjuda användarna. Den information som workshopparna resulterade i, såväl distansjobbarnas önskemål som sammandragen av erfarenhetsexperternas inlägg, har samlats i en offentlig rapport som publicerats på projektets webbplats. Tjänstedesignexpertens anförande publiceras också för att det när som helst ska vara möjligt att ta del av grunderna för tjänstedesign ur ett distanslokalsperspektiv.