Tutustuthan ohjeistukseen ennen kuin teet palvelupakettihakemuksen.
Palvelupaketin edellytykset
Kun olet aikeissa järjestää koulutustilaisuuden, tarkista ensin, täyttääkö tilaisuus palvelupaketin edellytykset:
- Tapahtuman tulee liittyä Manner-Suomen maaseudun kehittämisohjelman toteuttamiseen. Maaseutuohjelman tavoitteisiin ja sisältöihin voit tutustua tarkemmin maaseutu.fi:ssä.
- Tapahtuman tulee olla verkostotoimintaa eli sen toteuttajina tulee olla vähintään kaksi toisistaan riippumatonta tahoa.
- Tapahtuman tulee olla alueellinen, maakunnallinen, ylimaakunnallinen tai valtakunnallinen. Paikallisia tapahtumia ei ensisijaisesti palvelupakettien puitteissa mahdollisteta.
- Tapahtuman tulisi poiketa järjestävien organisaatioiden tavanomaisesta toiminnasta, jota ne jo muutenkin harjoittavat.
- Tapahtuma on osallistujille maksuton.
- Koulutustilaisuuden ja/tai koulutusmatkan sisällön osalta tavoitteena on, että sillä haetaan uudenlaisia avauksia maaseutuverkoston toimintaan, verkostoidutaan toimijoiden kesken Euroopan Unionin alueella, pyritään saamaan uusia toimijoita maaseutuohjelman pariin tai luodaan uusia toimintatapoja verkostotoiminnan puitteissa.
Palvelupaketin käyttöön kuuluu viisi vaihetta:
1. Koulutustilaisuuden suunnitteluvaihe
- Täytä kirjallinen suunnitelma valmiiseen suunnittelulomakkeeseen. Suunnitelmaan kirjataan mm. seuraavia asioita:
- Miten tapahtuma tukee maaseutuohjelman tavoitteita?
- Täyttyvätkö palvelupaketin käytön edellytykset? Katso palvelupaketin käytön edellytykset yllä.
- Miten hinnantarkistus toteutetaan? Hinnantarkistuksella tarkoitetaan kustannustason tarkistamista etukäteen ennen ostopäätöksen tekoa.
- Mikä on tilaisuuden kohderyhmä ja toteutusalue?
- Millainen on tapahtuman ohjelmaluonnos?
- Muista lopuksi lähettää täytetty lomake. Verkostopalvelut käsittelee suunnitelman noin viikon kuluessa ja ilmoittaa siitä hakijalle. Samalla sovitaan yhteydenpidosta yksikön nimeämän vastuuhenkilön kanssa.
- Jos sinulla on kysyttävää, saat meihin yhteyden sähköpostilla info@maaseutu.fi. Tarkemmat yhteystietomme löytyvät maaseutu.fi:stä
2. Koulutustilaisuuden viestintä
- Lisää tapahtumasi Maaseutuverkosto.fi-sivulla olevan tapahtumakalenteriin, niin se kaikkien löydettävissä. Ilmoittautumislomakkeen laatimisessa voit tarpeen tullen voit pyytää apua verkostopalveluilta.
- Käytä logoja oikein, se on tärkeää! Tutustu toimivan tiedottamisen vinkkeihin.
- Markkinoi tilaisuutta monipuolisesti mm.
- omien kanavien kautta (verkkosivut, sosiaalinen media, paikallislehdet, kaupungin tapahtumakalenteri, ilmoitustaulut jne.)
- Maaseutu.fi-sivulla tarjoamalla ennakkojuttuja tai tekemällä uutisehdotuksia aineistolomakkeella.
- Valmistaudu valokuvaamaan tai videoimaan tilaisuudessa. Voit lähettää maaseutuverkostolle laadukkaita ja tilaisuutta hyvin kuvaavia valokuvia ja/tai videoita. Valokuvia ja videoita voidaan hyödyntää maaseutuverkoston viestinnässä ja vuosittaisissa toimintakertomuksissa.
3. Koulutustilaisuuden käytännön toteutus
- Järjestäjä hoitaa käytännön järjestelyt kuten tilavaraukset, tarjoilut, luennoitsijat jne.
- Ilmoita tilaisuuden alussa, että tilaisuudessa kuvataan.
- Kerää allekirjoitukset tilaisuuden osallistujilta osallistujalistaan.
4. Koulutustilaisuudesta raportointi
- Tee raportti tapahtumasta valmiin raportointilomakkeen avulla (ennen laskuttamista).
- Järjestäjän tulee toimittaa verkostopalvelut-yksikölle allekirjoitettu nimilista tilaisuuden jälkeen osana raportointia. Lähetä allekirjoitettu osallistujalista skannattuna verkkolaskun liitteenä.
- Lähetä tilaisuuden ohjelma verkkolaskun liitteenä.
- Jaa mahdolliset kuvat ja videot käyttöömme lähettämällä ne osoitteeseen info@maaseutu.fi. Voit myös lähettää maaseutuverkostolle linkin omaan pilvipalveluusi, josta tiedostot voidaan ladata.
- Lähetä mahdolliset tilaisuudesta tehdyt lehtijutut, saadut palautteet yms. skannattuna osoitteeseen info@maaseutu.fi.
5. Koulutustilaisuuden laskutus
- Verkostopalvelut-yksikkö ottaa vastaan vain verkkolaskuja. Tarkista laskutustietomme yhteystiedoistamme. Jos käytössäsi ei ole verkkolaskutusjärjestelmää tai -palvelua, löydät lisätietoja Valtiokonttorin ohjeistuksesta: https://www.valtiokonttori.fi/palvelu/verkkolaskutus/. Verkkolaskutukseen liittyvissä ongelmissa ole yhteydessä Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeisiin: verkkolaskutus@palkeet.fi.
- Laskuta verkostopalveluita koontilaskulla. Koontilaskuun kootaan kaikki tilaisuudesta syntyneet kulut “könttäsummaksi”, jotka halutaan kattaa palvelupaketilla. Könttäsumman lisäksi laskulle tulee eritellä syntyneet kulut. Maksuajan laskussa tulee olla 21 vuorokautta.
- Muista lisätä verkkolaskulle liitteeksi kuittikopiot kaikista palvelupaketilla katettavista kuluista. Toimita verkkolaskun liitteenä lisäksi allekirjoitettu osallistujalista sekä tilaisuuden ohjelma.
- Laskutustietomme löytyvät maaseutu.fi:stä
